Изследването също така показва, че макар и организациите силно да ценят данните, които се съдържат в техните електронни писма, те използват имейла неефективно
GFI Software обяви изследване, което показва, че фирмите в САЩ не успяват да постигнат максимална ефективност при извличането на вътрешнофирмена информация за анализ от архивираните електронни писма. Макар мнозинството от фирмите да ценят тази информация – включително за анализ на тенденциите на комуникация и времената за отговор на клиентските запитвания, наблюдение на обема за съхранение на данните и защита от изтичане на данни – много използват само най-основни инструменти за архивиране на електронните си писма.
Независимо „сляпо” изследване на 200 ИТ ключови специалиста в американски организации бе проведено от Opinion Matters от името на GFI Software. То разкрива как фирмите запазват и използват повторно данните от електронните писма, какви решения са приложили на място, за да правят това, доколко оценяват данните от електронните писма и колко често хора от ИТ отдела е повиквани, за да съдействат при възстановяването на електронно писмо от архивите и така да подпомогнат служителите.
Най-съществените изводи от изследването включват:
- 69% от анкетираните посочват, че запитванията на служителите за помощ при възстановяване на изтритите електронни писма ограничава продуктивността на техния ИТ отдел
- Средностатистически, анкетираните казват, че получават повече от 15 запитвания на седмица от потребители, на които е нужен достъп до стари или архивирани електронни писма, а един от всеки четири (26%) от тези анкетирани са попълнили 18 или повече запитвания на седмица
- 45% от анкетираните нямат ИТ решение за управление и автоматизиране на запазването и извличането на електронната поща от архива
- 19% казват, че информацията, която се съдържа в техните архивирани електронни писма е „безценна” за фирмата, а три четвърти (75%) оценяват данните от архива на електронната поща на повече от 100 000 долара
- 24% от анкетираните не мислят, че съхраняват своята електронна поща по най-ефективния в ценово отношение начин, а една четвърт (25%) не знаят дали техния настоящ процес за съхранение е ценово ефективен
“Данните от електронната поща са за повечето фирми са много повече от прост инструмент за комуникация,” казва Брайън Азопарди, продуктов мениджър за MailArchiver при GFI Software. “Това проучване подчертава как архивите на електронната поща са станали критични за бизнеса неструктурирани бази данни, които запазват данни за ключово знание, информация за работния поток и данни за контакт с клиенти, и които продължават да бъдат със съществена стойност за фирмата, дори когато електронното писмо е поставено в архива.”
В помощ на малкия и средния бизнес /SMB/ да прави по-находчиви решения
Електронната поща се използва все повече като инструмент за бизнес разузнаване, като изследването разкрива, че 75% от попитаните използват електронната поща за анализ на тенденцията на комуникация, а три четвърти (76%) използват електронната поща, за да представят графично времената за отговор на клиентските запитвания, особено в работна обстановка, където се обслужват продажби.
“Организациите не могат да си позволят електронната поща да събира виртуален прах, след като е архивирана, нито могат да си позволят извличането на архивирани електронни писма да влияе върху ефективността на ИТ отдела,” добавя Азопарди. „Това проучване показва как запазването на кореспонденцията от електронната поща формира част от цялостната стратегия за анализ на вътрешнофирмената информация и как, с правилните инструменти, съществуващият актив – например данни от електронната поща – може да има дългосрочна стойност на фирми от всякакви размери.”
При много малки и средни фирми липсва адекватно архивиране на електронната поща
Повече от една трета (37%) от анкетираните все още прилагат ръчно обработване за съхранение на електронната поща, със съхранение на архивните PST файлове на Microsoft®Outlook от страна на сървъра, а 29% съхраняват архивите на отделните потребителски машини.
Използването на уеб-базирани хоствани услуги за електронна поща на работното място, като например Gmail, има значително влияние на начина, по който потребителите съхраняват електронната поща, като 30% от анкетираните я използват за съхранение на някои или всички архивирани електронни писма – практика, разпространена най-вече сред малките фирми с 10-49 служители, където повече от половината (51%) я използват.
Резултатите от пълното изследване са достъпни при поискване.
Проучването излиза заедно със стартирането на последната версия на GFI MailArchiver (вижте свързаното обявление: GFI Software представя първото решение за архивиране на електронна поща с разширени способности за бизнес разузнаване), който сега включва MailInsights, първия по рода си инструмент за анализ на данни, който дава способност на малкия и средния бизнес да увеличи до максимална степен стойността на информацията, която се съдържа в неговия архив на електронни писма. Съчетано със способността за архивиране и възстановяване на MailArchiver, MailInsights дава способност на малкия и средния бизнес да анализира взаимодействията при електронните съобщения, за да разбере времената за отговор на електронните писма; да забележи тенденции, като често срещани ключови думи или теми в изпращаните и получаваните електронни писма; да определи кои потребители или какви типове приложени файлове изразходват най-много място за съхранение; да научат точно кой във фирмата обменя най-много електронни писма; и да се защитят срещу и да отговорят на заявките за разкриване на информацията.
За да научите повече за GFI MailArchiver и неговите възможности, моля, посетете сайта на производителя GFI Software, свържете се с дистрибутора за България – Бизнес Софтуер Дистробутор ЕООД или изтеглете версия за изпробване.
За GFI Software
GFI Software е световноизвестен производител на софтуер за уеб и имейл сигурност, архивиране, факс сървъри, инструменти за мрежова сигурност и хоствани ИТ решения за малките и средни бизнеси, чрез разширяващо се глобално общество от партньори. Продуктите на GFI са на разположение за инсталиране в организациите, в облака или в различни хибридни варианти. Със своята спечелила много награди технология и конкурентни цени, и с фокус върху уникалните изисквания на малките и средни предприятия, GFI задоволява ИТ нуждите на организации в глобален мащаб. Компанията има офиси в САЩ, Великобритания, Австрия, Австралия, Малта, Хонг Конг, Филипините и Румъния, които заедно поддържат стотици хиляди инсталации по целия свят. GFI е фокусирана към каналите за продажби компания с хиляди партньори в целия свят, а също така е и Microsoft Gold Certified Partner.
За Бизнес Софтуер Дистрибутор
Бизнес Софтуер Дистрибутор е дистрибутор на качествен и достъпен софтуер за малки, средни и големи фирми и организации, доставян от водещи световни производители като AVG Technologies, GFI Software, Acronis, Diskeeper, StarWind Software, I.R.I.S. и др. Предлаганите софтуерни решения включват антивирусна защита и сигурност, архивиране и възстановяване на данни, управление и наблюдение на сървъри, мрежи и бази данни, системни инструменти и др. Бизнес Софтуер Дистрибутор разпространява всички софтуерни продукти, чрез мрежата си от риселъри в цялата страна, като сред крайните потребители на софтуера са производствени и търговски фирми, телекомуникационни компании, банки и застрахователни дружества, министерства, областни и общински администрации и др. За повече информация, моля, посетете сайта им на адрес http://www.bsd.bg/