Wisenbaker Builder Services използва GFI FAXmaker, за да намали разходите за комуникация и да пести време от офис ресурси
| Компанията: Wisenbaker Builder Services Ltd Мястото: Тексас, САЩ Контакти: Рик Краус, Директор на отдел Информационни системи Industry: Строителни услуги Брой на служителите: 500+ Използвани продукти: GFI FAXmaker |
 |
Бърз преглед
Когато разхода за поддръжката на отделни аналогови факс линии премина нормалните граници, компанията за корпоративни строителни услуги Wisenbaker инсталира GFI FAXmaker, водещ факс сървър, за да намали броя на аналоговите факс линии и да направи най-доброто от съществуващата система за съобщения като спестят пари. При инсталацията, Wisenbaker намали броя на аналоговите факс линии с 39 и от февруари 2007, компанията реализира спестявания от 19 200 долара за година за своите режийни разходи за телекомуникационни съобщения, както и спестявания за офис ресурси като хартия и тонери.
Предизвикателствата
Wisenbaker Building Services стартира като компания за поставяне на килими преди почти 40 години, за да се превърне в най-голямата компания за строителни услуги в Съединените щати. Те обслужват новия динамичен строителен сектор с пълна гама продукти и програми в допълнение към осигуряването на поддръжка на строителната индустрия. През годините, Wisenbaker е разработила директна връзка с доставчиците на строителни материали от целия свят. С презокеански офиси в Китай и Бразилия, тяхната основна цел е да доставят стратегически създадени на по-ниски цени и точно развити продукти на локалния пазар в САЩ за монтиране в съвременните нови домове.
С материали, произхождащи от целия свят, традиционната факс машина беше важен и съществен инструмент за компанията. Хиляди факсове се изпращат и получават ежедневно от целия свят, като изискват значителна инвестиция в телекомуникационна инфраструктура, изисквания за хардуер и ресурси като тонери и хартия.
Отделно от очевидните разходи за ръчно изпращане на факсове, в компания с над 500 служители, факсовете могат да бъдат объркани или изгубени, независимо от проблемите с поверителността.
„Нашата основна грижа беше повишаването на цените, свързани с обработването на факсовете. Броят на аналоговите факс линии се увеличаваше заради обема входяща работа, обаче, цената за поддръжка на тези линии нарасна значително”, обяснява Рик Краус, директор на отдел „Управление на информационни системи”.
„Това беше основната причина, поради която започнахме да търсим по-евтино решение, което да ни позволи да продължим да разчитаме на факсовете, но също така и премахването на разходите за поддържането на такава услуга. Като цяло се помъчихме да намалим разходите си до колкото е възможно и да направим процеса по-ефективен и лесен за персонала ни при изпращането и получаването на факсове”, добавя господин Краус.
Изпълнението
Основния мотив зад решението на Wisenbaker, за да избере GFI FAXmaker, без съмнение беше цената, но качеството и производителността бяха също ключови фактори. GFI FAXmaker е факс сървър, който позволява на потребителите да отстранят ръчните факс машини и да използват техния имейл клиент, за да изпращат и получават факсове. Това прави целия процес по обработването на факсове по-лесен и по-ефективен… и по-евтин.
„Нашият основен стимул беше което и да е електронно решение, което се вмества в нашия бюджет. Ние разгледахме Captaris RightFax, но не го интегрирахме като наше избрано решение заради цената. GFI FAXmaker беше най-ефективното в ценово отношение решение, което можехме да приложим”, обяснява господин Краус.
От гледна точка на технологията, инсталацията на GFI FAXmaker не принуди компанията да закупи нов хардуер или сървъри.
„Можахме да използваме като GFI факс сървър по-стар сървър, който в противен случай бихме премахнали. Възрастта на хардиера не беше проблем за факс-платката от Brooktrout или за софтуера на GFI. Не трябваше да закупуваме нов сървър, за да внедрим решението на GFI”, казва той.
Интеграцията на решението GFI FAXmaker в работната среда на Wisenbaker беше също така гладко и имаше малко въздействие върху работата на мрежата.
Ползите
Ползите от използването на GFI FAXmaker бяха очевидни от първия ден, казва господин Краус, когато компанията веднага премахна 39 аналогови факс линии и 39 факс машини.
„От финансова гледна точка, спестяванията са значителни. Както казах вече, ние сме в състояние да подсилим многократно съществуващата технология и да не влизаме в разходи за нов сървър, за да внедрим решението. В допълнение, и това е причината за внедряване на GFI FAXmaker на първо място, ние успяхме веднага да намалим нашите работни разходи за телекомуникационни съобщения с повече от 1 600 долара на месец. Ние също така забелязахме намаляване на разходите за тонер и хартия, свързани с печатането на всички входящи и изходящи фасове. В рамките на 60 дни премахнахме аналоговите факс линии. Спестяванията бяха направени от гледна точка на централната администрация и управление от ИТ отдела”, добавя господин Краус.
„От гледна точка на технологията, управлението на факсове сега е съсредоточено около познатия интерфейс на Outlook”, казва той.
Както с всяка промяна, служителите се нуждаеха от няколко дни, за да свикнат с новата система, но те бързо осъзнаха, че електронното обработване на факсове е значителен напредък.
„Първоначално служителите бяха объркани от дейността по сканиране и прикачването му към “имейл” като факс, но след около две седмици всеки свикна с него и сега не може да си представи да не използва електронно факс решение”, казва той.
Целта е постигната
В заключение господин Краус казва, че целта на компанията е постигната.
„Като цяло продуктът работи така, както е бил рекламиран, и е доставил ефективно в ценово отношение решение за нашите нужди. Продуктът GFI FAXmaker изпълни нашите изисквания ефективно.”
Връзки
За повече информация за GFI FAXmaker посетете: http://www.bsd.bg/gfi-fax-maker
Всички продукти и имена на компании тук може да бъдат търговски марки на техните съответни собственици.
